PMP

PMP-第十二篇:项目采购管理

项目采购管理-过程组

规划过程组: 规划采购管理
执行过程组: 实施采购
监控过程组: 控制采购


一、规划采购管理

1. 过程描述

  • 记录采购决策,明确采购方法,识别潜在卖方

  • 确定是否需要外部支持,决策采购什么、如何采购、采购多少,以及何时采购

2. 输入

  • 项目章程

  • 商业文件

  • 项目管理计划

  • 项目文件

  • 事业环境因素

  • 组织过程资产

    • 预先批准的卖方清单

    • 正式的采购政策,程序和指南

    • 合同类型

      • 总价合同

        • 定义

          • 已明确定义需求,且不会出现重大范围变更

          • 如范围变更,通常会导致合同价格提高

          • 属于闭口合同

        • 固定总价合同FFP

          • 采购价格一开始就被确定,并且不允许改变,除非工作范围变更

          • 因合同履行不好导致的成本由卖方承担)

        • 总价加激励费用合同FPIF

          • 有灵活性,允许一定的绩效偏离

          • 合同金额=(卖方实际成本)+初始成本*百分比+/—分摊部分)

          • 设置一个价格上限,合同金额<=价格上限

        • 总价加经济价格调整合同(FP-EPA)

          • 针对履约要跨越相当长的周期

          • 根据条件变化(如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加或降低),以事先确定的方式对合同价格进行最终调整

          • 保护双方免受外界不可控情况影响

      • 成本补偿合同

        • 定义

          • 支付全部合法成本,外加一笔费用做为利润

          • 工作范围在开始无法准确定义

          • 属开口合同

        • 成本加固定费用合同(CPFF)

          • 合同金额=(卖方实际成本)+初始成本*百分比

        • 成本加激励费用合同(CPIF)

          • 合同金额=(卖方实际成本)+初始成本*百分比+/-(分摊部分)

        • 成本加奖励费用合同(CPAF)

          • 合同金额=(卖方实际成本)+(主观判断的奖励费用)

        • 成本加酬金合同/成本加成本百分比合同(CPF)

          • 合同金额=(卖方实际成本)+实际成本*百分比

      • 工料合同(T&M)

        • 按照事先确定的单价,乘以实际使用的数量进行付款

        • 针对不能快速编写出准确工作说明书的情况

        • 适用于小金额,工期短,时间紧的项目

        • 属于开口合同

      • 单边合同

        • 订购单,标准产品,不需谈判

        • 总价合同的一种简单形式

3. 工具与技术

  • 专家判断

  • 数据收集

  • 数据分析(自制或外购分析)

  • 供方选择分析

  • 会议

4. 输出

  • 采购管理计划

    • 拟使用的预审合格卖方

  • 采购策略

    • 交付方法

    • 合同支付类型

    • 采购阶段

  • 招标文件

    • 报价邀请书

    • 建议邀请书:最正式的邀请书文件

  • 采购工作说明书

    • 根据范围基准,对采购的范围进行定义

    • 采购SOW应详细描述拟采购范围,以便让潜在的卖方确定他们是否有能力提供

    • 采购过程根据需要做修订和改进,最终纳入协议

  • 供方选择标准

    • 为了对卖方建议书进行评级或打分

  • 自制或外购决策

  • 独立成本估算

    • 可自行编制,也可邀请外部专业估算师做

    • 将此作为标杆,用来与潜在卖方的应答做比较

  • 变更请求

  • 项目文件更新

  • 组织过程资产更新


二、实施采购

1. 过程描述

  • 获取卖方应答,选择卖方并授予合同

2. 输入

  • 项目管理计划

  • 项目文件

  • 采购文档

  • 卖方建议书

  • 事业环境因素

  • 组织过程资产

3. 工具与技术

  • 专家判断

  • 广告

    • 扩充潜在卖方名单

    • 政府采购会在互联网公布采购消息

  • 投标人会议

    • 时间点:在投标书提交之前召开

    • 目的:澄清招标疑问,保证所有潜在卖方对采购有清除且一致的理解

    • 特点:公平公正公开

  • 数据分析

    • 建议书评估技术

      • 加权系统

      • 筛选(屏蔽)系统,建立最低的要求标准(如注册资金多少)

  • 人际关系与团队技能

    • 采购谈判(在合同签署前,澄清合同结构,要求及条款,取得一致意见;谈判以形成买卖双方均可执行的合同文件而结束)

4. 输出

  • 选定的卖方

  • 协议

    • 对双方都有约束力,强制卖方提供成果,强制买方付钱

    • 主要内容

      • 采购工作说明书

      • 检查、质量和验收标准

      • 变更请求处理

      • 终止条款

      • 替代正义解决(ADR),(指诉讼外解决争议的各种方法的统称,如:调解,仲裁等)

  • 变更请求

  • 项目管理计划更新

  • 项目文件更新

  • 组织过程资产更新


三、控制采购

1. 过程描述

  • 管理采购关系,监督合同的执行情况,实施必要变更,关闭合同

  • 确保双方履行法律协议

2. 输入

  • 项目管理计划

  • 项目文件

  • 采购文档

  • 批准的变更请求

  • 工作绩效数据

  • 事业环境因素

  • 组织过程资产

3. 工具与技术

  • 专家判断

  • 索赔管理

    • 根据合同,一方向另一方提出的权利请求或主张

    • 有争议的变更也叫索赔

    • 出现争议->谈判->调解/仲裁(ADR)->诉讼

  • 数据分析

    • 绩效审查

      • 根据合同审查卖方成本、进度、范围、质量的完成情况

      • 目标在于及早发现卖方履约情况的好坏

  • 检查

  • 审计

  • 记录管理系统

    • 用于管理合同,采购文件和相关记录

4. 输出

  • 结束的采购(采购关闭)

    • 对正式结束采购的要求,已在合同中定义

    • 采购管理计划中也有

  • 工作绩效信息

  • 采购文档更新

  • 变更请求

  • 项目管理计划更新

  • 项目文件更新

  • 组织过程资产更新

 

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